Электронные трудовые книжки с 2020 года

С 01.01.2020 г. вступил в силу закон о введении в РФ электронных трудовых книжек (ЭТК), принятый 16.12.2019 г. С этого момента начинается постепенный ввод в действие электронных книжек, обязательных для всех работодателей.

Что такое ЭТК?

Под электронной книжкой понимается аналог бумажного документа в цифровом формате, не имеющий физического носителя. Получение сведений, характеризующих трудовую деятельность гражданина при этом осуществляется с помощью Личного кабинета на сайте Госуслуг или ПФ РФ. Кроме того, возможно получение информации путем запроса бумажной выписки у работодателя или в отделении ПФ РФ.

Обязательность перехода

Нередко возникает вопрос об обязательности введения ЭТК. Да, на работодателей возлагается обязанность по передаче в ПФ РФ сведений обо всех сотрудниках с целью сформировать электронную базу данных, связанных с их трудовой деятельностью. Что касается граждан, то для них переход на новую форму ведения трудовых книжек является сугубо добровольным. Они имеют право направить в адрес работодателя обращение с просьбой о ведении трудовой в прежнем бумажном формате.

Данные, содержащиеся в ЭТК
Электронный документ содержит сведения о:

• гражданине;
• дате, когда гражданин поступил, уволился или перевелся на другую должность;
• месте работы;
• разновидности кадровых перемещений;
• должности, профессии, специализации, квалификации;
• роде выполняемой деятельности;
• документации, на основании которой проводились кадровые мероприятия (дате и номере);
• причинах, по которым было расторгнуто трудовое соглашение.

Обязанность по уведомлению о переходе на ЭТК

На всех работодателей возлагается обязанность уведомить сотрудников о том, что законодательство претерпело изменения и им необходимо выбрать форму ведения документа о трудовой деятельности и стаже. Обязательство по передаче письменных уведомлений должно быть исполнено не позднее 30.06.2020 г. В случае нахождения сотрудников в длительных отпусках, командировках, декретных отпусках или отпусках в связи с уходом за детьми, допускается направление таких уведомлений посредством почтовой связи.

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

После получения извещения от сотрудников требуется направление в адрес работодателя:

• заявления о ведении ТК в электронном формате;
• заявления о прежнем порядке ведения ТК на бумаге.

Другие заявления по трудовым книжкам можно скачать здесь.

Приказ о переходе на ЭТК

Гражданин вправе самостоятельно решать вопрос о переходе на ЭТК. Однако, даже если он решит продолжить ведение трудовой на бумаге, на работодателя в любом случае возлагается обязанность по сдаче отчета СЗВ-ТД со всеми сведениями, связанными с кадровыми мероприятиями в отношении сотрудника. Иначе говоря, будет осуществляться одновременное ведение и электронных, и бумажных ТК.

Таким образом, у работодателя есть возможность по изданию приказа о переходе на электронную форму ведения ТК, начиная с января 2020 года. В нем необходима фиксация сведений о сотруднике, который будет уполномочен составлять новый отчет СЗВ-ТД, заниматься уведомлением сотрудников о том, какие появились нововведения, касающиеся трудовых книжек, а также заниматься сбором необходимых заявлений от сотрудников.

Как перейти?

При переходе на электронные трудовые книжки необходимо действовать следующим образом:

1. Работодатель осуществляет назначение сотрудника, который будет ответственным за мероприятия, связанные с переходом на новый формат ведения документов о трудовой деятельности и стаже граждан.
2. Сдача СЗВ-ТД отчета должна производиться не позднее 15-го числа каждого месяца, следующего за прошедшим, если в течение истекшего месяца происходило осуществление каких-либо кадровых перемещений сотрудников.
3. До 30.06.2020 г. каждый сотрудник должен быть в письменном виде уведомлен о переходе на ЭТК и о праве выбора формы ведения книжки в электронном или бумажном виде.
4. Необходимо осуществить проверку бумажных ТК на предмет отсутствия ошибок.
5. Производится внесение изменений в содержание локальных нормативных актов учреждения. При наличии профсоюза необходимо согласование с ним таких изменений.
6. До 31.12.2020 г. следует осуществить сбор с сотрудников заявлений о выбранной форме ТК. Эти данные необходимо включить в отчет СЗВ-ТД.
7. Производится выдача под роспись бумажных форм документа на руки тем сотрудникам, которые выбрали электронный вид ведения ТК. При этом необходимо внесение в них записи о том, что работник выбрал электронную форму хранения сведений о своем трудоустройстве и стаже.